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Cómo preparar la participación en una feria internacional.

Las ferias son importantes instrumentos de promoción comercial que, en muchos casos, se convierten en una herramienta crucial para abrir nuevos mercados. Es bastante más común de lo que pensamos que las empresas que asisten a una feria internacional,  lo hagan sin haber preparado con la suficiente antelación su participación en el certamen.

A continuación, os mostramos algunas claves para que podáis sacar el máximo provecho a vuestra participación en la próxima feria:

1. Fijar los objetivos que persigue la empresa con su participación en la feria.

Los objetivos que busca la empresa con su participación en un certamen dependen de la estrategia comercial de la empresa, de su etapa en el proceso de internacionalización, de su productos, novedades, tendencias del mercado, etc. El primer paso para seleccionar la feria más adecuada es identificar los objetivos específicos que busca la empresa con su participación en el certamen. Algunos de estos objetivos pueden ser vender, presentar las novedades, conocer las tendencias del mercado, consolidar su posicionamiento en el sector, reunirse con los agentes más importantes del sector, estudiar a la competencia, etc.

2. Elegir la feria más adecuada para cumplir con los objetivos fijados.

Para seleccionar la feria más adecuada de todas las que existen en mi sector, debemos plantearnos una serie de preguntas:

  • ¿Es una feria local, regional, nacional o internacional?
  • ¿Es sectorial o multisectorial?
  • ¿Es para profesionales o abierta al público?
  • ¿Es una feria consolidada? ¿Cuántas ediciones lleva?
  • ¿Ha aumentado el número de visitantes y expositores? ¿De qué países proceden? ¿Qué sectores o productos está representados en la feria? ¿Qué actividades se celebran en la feria?
  • ¿Quién es el organizador de la feria? ¿Qué otros eventos organiza?

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3. Decidir el tipo de participación con el que vamos a asistir a la feria.

Existen distintas modalidades de participación en una feria en el exterior. De acuerdo con la terminología del Instituto Español de Comercio Exterior (ICEX), podríamos emplear la siguiente clasificación:

  • Pabellón oficial: el ICEX organiza la participación colectiva de empresas españolas en una feria internacional. Tanto la convocatoria como la gestión de la participación la realiza el ICEX.
  • Pabellón informativo: son stands informativos organizados por el ICEX en ferias de menos importancia. Se trata de que se ofrezca un servicio de información especializada a clientes potenciales de empresas españolas
  • Participación agrupada: se trata de una participación colectiva en ferias en el exterior, asumiendo la Asociación Sectorial la convocatoria y gestión de las mismas. En este caso, el ICEX financia a las empresas bolsas de viajes y gastos e promoción a través de la Asociación.

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En el caso de pabellón oficial e informativo, el ICEX financiará entre el 30% y el 70% de los gastos, dependiendo del mercado en el que se celebra la feria, etc. Además, no podemos olvidarnos de las ferias de carácter internacional que se organizan en España. Podéis consultar el calendario en la página web de la Asociación de Ferias Españolas (AFE).

4.  Preparar la participación en la feria.

Una vez seleccionada la feria en la que vamos a participar y los objetivos que queremos cumplir, toca empezar a preparar la feria. Para ello, tendremos que desarrollar una serie de tareas con la antelación suficiente para sacar el máximo provecho a la inversión que supone asistir a un evento de estas características. He aquí algunas de las tareas que tendremos que llevar a cabo:

  • Buscar información sobre la feria y sobre el mercado.
  • Elaborar un presupuesto que tenga en cuenta los gastos de promoción y publicidad (diseño stand, diseño material publicitario, inserción de anuncios en revistas especializadas, elaboración catálogo, inscripción en el catálogo de la feria, diseño de invitaciones, vídeo, regalos a clientes, etc), los gastos de estructura (billetes, alojamiento, dietas, desplazamientos, gastos de representación, seguro de la mercancía, tasas de visado, etc) y los gastos de la feria (alquiler de espacio, diseño de stand, servicios extra, personal auxiliar, entradas a la feria, etc.
  • Contratar el espacio (directamente o a través del ICEX o de la Asociación Sectorial) y encargar el diseño del stand.
  • Elegir el personal que estará presente en el stand: en este punto, tendremos que tener en cuenta el idioma, la capacidad de decisión, la experiencia comercial y en ferias internacionales, el conocimiento del mercado, etc.
  • Seleccionar los productos que queremos mostrar y preparamos el envío de las muestras.
  • Preparar las acciones comerciales y de promoción que vamos a llevar a cabo en la feria.
  • Informar a nuestros clientes de que vamos a estar en la feria. Enviar invitaciones a aquéllos que nos interesen especialmente.
  • Localizar clientes potenciales  y prescriptores para contactarles y captar su atención para que visiten nuestro stand.
  • Consultar con la organización ferial los distintos medios de publicidad y difusión que ponen a nuestra disposición, así como los concursos, eventos, conferencias, seminarios, etc que tendrán lugar en la feria
  • Redactar el material promocional: anuncios, catálogos, invitaciones, vallas, carteles, newsletter, etc.
  • Diseñar la campaña en redes sociales para reforzar nuestra presencia en la feria.

¡Esperamos haberos ayudado a preparar vuestra próxima feria!

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